Leitfaden Agentur-Briefing

Um erfolgreich in eine Zusammenarbeit zu starten, braucht es längst nicht nur Ideen, Expertise, Manpower und Spaß an der Sache. Gerade in der Anfangszeit ist Wissen und sein Transfer zwischen Agentur und Unternehmen wichtig. Dabei ist es immer wieder verschieden, mit welchen Konzepten, Ideen und Fahrplänen Unternehmen auf uns zu kommen und wie groß der Anteil auch an organisatorischer Konzeption bei uns liegt.

Welcher Ball liegt bei welcher Mannschaft? Was wissen wir, was ist noch unklar? Wie wird unsere tägliche Kommunikation aussehen? An dieser Stelle haben wir einen übersichtlichen Leitfaden entwickelt mit Fragen, die wir – gerne zusammen mit unseren Auftraggebern – vor der Zusammenarbeit klären.

 

Agentur-Auftrag

• Welches Problem/welche Aufgabe sieht der Auftraggeber für die Agentur?

• Welche Erwartungen an die PR-Arbeit/PR-Agentur hat der Auftraggeber?

• Welche Vorstellungen bezüglich möglicher Lösungsansätze liegen vor?

 

Organisationsinformationen

• Wem gehört die Organisation (Eigentümer, Gesellschafter, Aktionäre etc.)?

• Welche organisatorischen Gegebenheiten liegen vor (Strukturen, Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Management)?

• Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen (Innen-/Außendienst, Produktion, Verwaltung, freie Mitarbeiter etc., Alter, Qualifikation, Motivation, Aus- und Weiterbildung)?

• Welche Standorte gibt es (Niederlassungen, Zweigstellen, Repräsentanzen, Produktionsstätten)?

• Welche Produkte, Dienstleistungen und sonstige Services bietet die Organisation an?

• Welche Kunden hat die Organisation? Wie sind die Verbrauchs- und Kaufgewohnheiten (Kaufkraft, Einkommen)?

• Welche Vertriebswege gibt es?

• Gibt es besonders wichtige Lieferanten?

• Welche Corporate Identity hat die Organisation? Welche Leitsätze oder Philosophie?

• Welche Corporate-Design-Richtlinien gibt es?

• Welche übergeordneten Unternehmensziele und -strategien gibt es?

• Welche Marketing- und Produktionsziele sollen erreicht werden?

• Wie sieht die Rechtslage aus? Gibt es rechtliche Einschränkungen für die Kommunikation?

• Wie ist die finanzielle Lage des Unternehmens (Umsatzentwicklung, Investitionsvolumen, Einsparungen, Gewinne/Verluste, Aktienkurs)?

• Welche Innovationsfähigkeit hat das Unternehmen, welche Bedeutung haben Forschung & Entwicklung?

• Wie ist die Marktposition (Branche, Wettbewerber)?

• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bestimmen das Branchengeschehen?

 

Bezugsgruppen/Stakeholder/Zielgruppen für die PR-Agentur

• Welche Bezugsgruppen sind für die PR-Aufgabe wichtig?

• Wie lassen sich diese Bezugsgruppen soziodemografisch, psychografisch oder verhaltens-typologisch definieren?

• Wie lassen sich die Bezugsgruppen durch Public Relations erreichen?

• Welche Interessenlage haben die Bezugsgruppen?

• Welche Bekanntheit und welches Image hat die Organisation bei den Bezugsgruppen? Wie sollte die Situation eigentlich sein?

• Was wissen, meinen und fühlen die Bezugsgruppen hinsichtlich der Organisation? Wie sollte die Situation eigentlich sein?

• Welche Personen oder Gruppen stehen der Organisation kooperativ, neutral oder negativ gegenüber?

• Welche sozialen Netzwerke sind als mögl. Tools für die PR-Agentur bereits vorhanden?

• Welche für das Anliegen Ihrer Organisation relevanten politischen oder gesellschaftlichen Meinungsführer gibt es?

 

PR-Infrastruktur

• Wie sind die organisatorischen Voraussetzungen für PR-Arbeit (Mitarbeiter, Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Einordnung der PR-Abteilung in der Organisationsstruktur)?

• Gibt es eine Sprecherfunktion?

• Welches Budget und welcher Zeitrahmen stehen zur Verfügung?

• Welche Informationstechnologie wird genutzt (PC-Netzwerke, Intranet, Videokonferenztechnik, Internet/Extranet)?

 

Bestehende PR-Maßnahmen

• Mit welchen Bezugsgruppen wird/wurde bereits kommuniziert?

• Welche PR-Maßnahmen gab es, mit welcher Häufigkeit und für welche Zielgruppen wurden diese eingesetzt und wie erfolgreich waren diese?

• Gibt es spezielle Kontakte zu Journalisten, gibt es einen aktuellen Presseverteiler?

• Gibt es Medienberichte bzw. einen Pressespiegel zur Auswertung (welche Medien haben berichtet, welche Tendenz)?

• Gibt es eine ständige Medienbeobachtung?

• Wie werden die bisherigen Maßnahmen und Medien von den relevanten Bezugsgruppen nach Form und Inhalt beurteilt?

• Wie werden das Kommunikationsverhalten und die Kommunikationskompetenz der Führungskräfte beurteilt?

• Welche Einstellung hat die Organisation zur PR, wie wird mit Kommunikation im Unternehmen umgegangen?

• Gibt es anerkannte Experten in der Organisation?

• Welche Sponsoring-Maßnahmen bestehen (Sport, Kultur, Soziales, Wissenschaft und Forschung)?

• Besteht Kontakt zu wichtigen Meinungsführern oder Prominenten?

• Wie wird für die Organisation geworben?

 

 

Evaluation

• Welche Instrumente zur Erfolgskontrolle der PR-Maßnahmen wurden bisher eingesetzt?

• Welche regelmäßigen Befragungen oder Imagestudien werden genutzt oder selbst durchgeführt?

• Welche Befragungsergebnisse liegen bereits vor?

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